Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Gminy Kowiesy

Dane Administratora Danych Osobowych

Gminny Zespół Oświaty w Kowiesach reprezentowanym przez Kierownika, ul. 96-111 Kowiesy, Kowiesy 86

Dane Inspektora Ochrony Danych

Robert Żuchowski, kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej adres e-mail: iod@kowiesy.pl lub pisemnie na adres siedziby, wskazany w pkt I.

Cel i podstawa prawna przetwarzania

• realizacja zadań własnych bądź zleconych, określonych w statucie oraz przepisach prawa, realizacja przysługujących Administratorowi uprawnień, bądź spełnienia obowiązków określonych tymi przepisami prawa albo gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit c i e RODO, art. 9 ust. 2 lit b RODO w związku m.in. z ustawą o samorządzie gminnym, ustawą Kodeks pracy, ustawą o pracownikach samorządowych,
• zawarcie i wykonanie umowy oraz prowadzenie dokumentacji z nią związanej tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit b, c RODO,
• realizacja zadań wiązanych z działalnością socjalną na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO
• dochodzenie roszczeń i praw tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO,
• realizacja obowiązków podatkowych tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit c, RODO
• w przypadku przetwarzania danych, których obowiązek podania nie wynika z przepisu prawa przetwarzanie danych będzie możliwe w oparciu o udzieloną dobrowolnie zgodę wskazująca każdy odrębny cel przetwarzania tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO,

Odbiorcy danych osobowych

• organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
• banki (realizacja płatności),
• podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające), w szczególności dostawcy usług technicznych i organizacyjnych, dostawcy usług księgowych, kadrowych, prawnych i doradczych,

Przekazywanie danych osobowych poza EOG

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych kształtowany jest przez:

• Okres realizacji umowy,
• Okres ubiegania się o świadczenie,
• Powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności: dokumentacja pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. jest przechowywana przez okres 50 lat; a pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. jest przechowywana przez okres 10 lat, dochodzenie roszczeń (okres przedawnienia roszczeń), prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy), zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawy kompetencyjne i ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Powszechnie obowiązujące przepisy prawa w szczególności dokumentacja przechowywana jest zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawy kompetencyjne:
• do czasu wycofania zgody,

Prawa związane z danymi osobowymi

• dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także przenoszenia danych (w granicach określonych w Rozdziale III ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.),
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, 
• prawo wniesienia skargi do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),

Podstawa obowiązku podania danych osobowych

• Podanie danych osobowych gromadzonych w dokumentacji jest wymogiem ustawowym,
• W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny,
• W przypadku ubiegania się o świadczenia z ZFŚS podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do rozpoznania wniosku i przyznania świadczenia,
• W sytuacji, gdy przetwarzanie danych odbywa się w związku z wykonaniem umowy lub podjęciem działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale stanowi konieczny warunek umowny dla nawiązania współpracy i ewentualnego zawarcia umowy,

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i profilowaniu

W ramach działalności administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania